Współczesne firmy, niezależnie od swojej wielkości, stają przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem czasem, zadaniami i zasobami. W sieci można znaleźć mnóstwo informacji o różnych metodach zarządzania i planowania pracy, ale często są to powierzchowne opisy popularnych systemów, które nie zawsze sprawdzają się w codziennych realiach małych i średnich firm. W tym artykule przedstawię kilka mniej znanych, ale skutecznych metod planowania pracy, które można łatwo wdrożyć w firmie.
1. Zarządzanie czasem przy pomocy techniki time-blocking
Time-blocking to technika zarządzania czasem polegająca na podziale dnia na bloki przeznaczone na konkretne zadania. Jest to bardziej zaawansowana wersja klasycznego harmonogramu, ale kluczowe jest w niej to, że zamiast planować zadania ogólnie, przypisuje się konkretne przedziały czasowe na każdą aktywność, eliminując „przerwy” między nimi.
Jak wdrożyć time-blocking w firmie:
- Zacznij od tygodniowego harmonogramu. Zaplanuj główne projekty i codzienne zadania w blokach czasowych. Przykładowo: „od 9:00 do 11:00 – prace nad marketingiem”, „od 14:00 do 16:00 – spotkania zespołowe”.
- Uwzględnij nieprzewidziane sytuacje. Zawsze zarezerwuj czas na elastyczne bloki, które będą służyć reagowaniu na nieoczekiwane wydarzenia.
- Komunikuj blokowanie czasu. Współpracownicy i pracownicy muszą być świadomi, że w czasie zarezerwowanym na dane zadanie jesteś niedostępny na inne rzeczy, co pomaga minimalizować przerwy.
Time-blocking działa szczególnie dobrze w środowiskach pracy, gdzie łatwo rozproszyć się na wiele mniejszych zadań, zamiast skupić się na jednym kluczowym projekcie.
2. Metoda „Work-From-Anywhere” – elastyczność i odpowiedzialność
Pandemia COVID-19 przyniosła dużą popularność pracy zdalnej, ale wiele firm wciąż zmaga się z optymalnym jej wdrożeniem. „Work-From-Anywhere” (WFA) to rozwinięcie pracy zdalnej, które zakłada, że nie liczy się miejsce pracy, ale wyniki. Często stosowana w firmach technologicznych, ta metoda wymaga zaangażowania i odpowiedzialności, a także elastycznego zarządzania pracownikami.
Jak skutecznie wdrożyć WFA:
- Wdrożenie odpowiednich narzędzi. Kluczowe są platformy do zarządzania projektami (np. Asana, Trello) oraz komunikacji (np. Slack, Zoom). Muszą być intuicyjne i dostosowane do potrzeb firmy.
- Zasady odpowiedzialności. Praca w trybie WFA wymaga jasnych reguł dotyczących terminów i oceny wyników. Określ, jak będą mierzone rezultaty pracy, a nie czas spędzony na jej wykonywaniu.
- Elastyczne godziny pracy. Pracownicy mogą dostosować swoje godziny pracy do stref czasowych i stylu życia, co może zwiększyć motywację i produktywność.
WFA wspiera firmę w budowaniu zaufania do pracowników i daje im poczucie większej swobody, co przekłada się na efektywność.
3. Metoda „4-dniowego tygodnia pracy” – skróć, a zyskaj
Idea 4-dniowego tygodnia pracy polega na zmniejszeniu liczby dni roboczych z pięciu do czterech, przy zachowaniu pełnego wynagrodzenia. Choć brzmi to jak ryzykowny eksperyment, badania pokazują, że firmy wdrażające ten model notują wzrost produktywności oraz zadowolenia pracowników.
Jak wdrożyć 4-dniowy tydzień pracy:
- Przeprowadź test. Zamiast zmieniać wszystko na stałe, zaproponuj okres testowy, np. na 2-3 miesiące, aby ocenić efektywność. Wprowadź pomiar KPI przed i po wdrożeniu.
- Efektywna organizacja zadań. Przygotuj plan działania, który umożliwi wykonanie wszystkich zadań w krótszym czasie. Time-blocking i priorytetyzacja zadań mogą tutaj zagrać kluczową rolę.
- Kultura efektywności, nie „bycia zajętym”. Wprowadzenie tej metody wymaga zmiany myślenia – efektywność ma być mierzona wynikami, a nie liczbą przepracowanych godzin.
Ciekawym przykładem wdrożenia tej metody jest nowozelandzka firma Perpetual Guardian, która odnotowała wzrost produktywności po skróceniu tygodnia pracy.
4. „Kanban” jako narzędzie zarządzania zadaniami – wizualizuj, co jest do zrobienia
Kanban to japońska metoda zarządzania pracą wizualnie przedstawiająca postęp w realizacji zadań. Korzysta z prostych tablic (fizycznych lub wirtualnych), na których zadania są przypisywane do kolumn, zazwyczaj takich jak „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”. Dzięki temu zespół ma jasny wgląd w postęp prac i priorytety.
Jak wdrożyć Kanban:
- Wybierz narzędzie. Możesz stworzyć fizyczną tablicę w biurze, ale bardziej efektywne będą narzędzia cyfrowe, takie jak Trello, Jira lub Monday.
- Rozdziel zadania według priorytetów. Zdefiniuj kategorie (kolumny) pracy oraz przypisz zadania, które będą przesuwane w miarę postępu.
- Zachęć do aktualizacji. Ważne, aby członkowie zespołu na bieżąco aktualizowali status zadań, co pozwala monitorować postępy i unikać blokad.
Kanban pomaga zredukować chaos i zapewnia transparentność w procesie realizacji projektów.
5. Zasada „2-minutowa” w zarządzaniu zadaniami – eliminacja małych opóźnień
Zasada 2-minutowa to prosta technika znana z metody GTD (Getting Things Done). Zakłada, że jeśli wykonanie zadania zajmuje mniej niż 2 minuty, należy zrobić je od razu. Brzmi banalnie, ale stosowanie tej zasady codziennie eliminuje zaległości i sprawia, że drobne zadania nie kumulują się w duży, przytłaczający stos pracy.
Jak wdrożyć zasadę 2-minutową:
- Edukacja zespołu. Wyjaśnij pracownikom korzyści wynikające z tej metody i pokaż, jak proste zadania mogą zabierać nieproporcjonalnie dużo czasu, jeśli są odkładane.
- Automatyzacja drobnych zadań. Jeśli niektóre 2-minutowe zadania są powtarzalne, rozważ automatyzację przy pomocy narzędzi takich jak Zapier czy IFTTT.
Technika ta idealnie nadaje się do zarządzania czasem w pracy biurowej, gdzie małe zadania mogą zakłócać koncentrację.
Podsumowanie
Planowanie pracy w firmie to proces, który wymaga ciągłego doskonalenia i dostosowywania do zmieniających się potrzeb. Powyższe techniki, choć mniej popularne w ogólnodostępnych poradnikach, oferują skuteczne i realne sposoby na zwiększenie efektywności zespołów. Kluczem do sukcesu jest elastyczność, odpowiedzialność i otwartość na eksperymentowanie z nowymi metodami, aby znaleźć optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy.